Внедрение Directum, которое наводит порядок в документах за 60 дней

СЭД для госучреждений, финансового сектора и бизнеса. Уходим от бумаги, согласований по полгода и страха перед проверками. Соблюдаем 152-ФЗ, 115-ФЗ, ФСТЭК.

Под ключ за 60 дней

Соответствие ФЗ-152 и 115-ФЗ

Интеграция с 1С, SAP, CRM

Почему нам доверяют внедрение Directum

Мы не просто «настраиваем СЭД». Мы переводим документооборот из бумаги в цифру так, что сотрудники начинают работать быстрее на следующий день, а проверки перестают быть страшными. Госсектор, финансы, производство — знаем требования каждого.

90%

документов переведены в цифру за 2 месяца

60 дней

от старта до полноценной работы

100%

соответствие 152-ФЗ и 115-ФЗ

24/7

поддержка после внедрения

Что мы настраиваем в Directum

Финансовый архив

Централизованное хранение первичных документов: счета, акты, накладные. Готовность к налоговым проверкам за 5 минут.

Управление договорами

Полный цикл: проект → согласование → подпись (КЭП) → контроль сроков → пролонгация → закрытие

Обращения граждан

Регистрация, рассмотрение, контроль ответов на обращения физических и юридических лиц. С отчётностью для госорганов.

Контроль исполнительской дисциплины

Поручения, задачи, дедлайны, напоминания, отчёты. Кто что сделал, а кто просрочил.

Интеграции

1С (обмен документами, контрагентами), SAP, CRM, сайт (приём обращений), СЭД других систем.

Архив на 75 лет

Долговременное хранение электронных документов. Контроль целостности, юридическая сила, уничтожение по сроку.

Как мы внедряем Directum — по шагам

Внедрение — это проект. Со сроками, этапами и результатом

Не настраиваем «вслепую»

Сначала аудит: как сейчас работает документооборот, где теряются документы, где тормозят согласования, что болит.

Проектируем под вас

Не «стандартный Директум», а маршруты согласования, права доступа, шаблоны документов — под ваши процессы.

Интегрируем с тем, что есть

1С, SAP, CRM, Outlook, сайт. Чтобы не было «одна система для документов, другая для всего остального».

Тестируем до запуска

Прогоняем реальные документы: входящее письмо → регистрация → резолюция → исполнение → контроль → архив.

Обучаем, а не «вот инструкция»

Отдельно для руководителей (как контролировать), отдельно для сотрудников (как работать), отдельно для админов (как настраивать).

Запускаем и не бросаем

Первые дни — мы на связи. Через месяц — проверяем, как идёт. Через три — донастраиваем под новые процессы.

Ваш документооборот всё ещё на бумаге?

Бумага теряется, согласования длятся неделями, проверки пугают, интеграций нет. Это не проблема платформы. Это проблема внедрения.
Расскажите, что сейчас не так: бумага, страшные проверки, разрозненные системы, саботаж сотрудников. Мы предложим план внедрения под ключ с фиксированными сроками.

Directum есть у многих. Порядок в документах — у единиц

Купить лицензию Directum — это полдела. Без правильного внедрения система так и останется «тяжелой и непонятной», а сотрудники продолжат работать с бумагой. Мы знаем, в каких случаях внедрение действительно нужно, а когда можно повременить. Вот портрет организации, которой без внедрения не обойтись.

Бумага захлестнула

Приказы, счета, договоры, входящие письма, обращения граждан — всё на бумаге. Чтобы согласовать один документ, его нужно распечатать, отдать начальнику, дождаться, пока он прочитает, подпишет, потом отдать следующему. Поиск документа, подписанного три месяца назад, — это час рабочего времени.

Проверки — это страх

Любой аудит может обернуться штрафом. Потому что документ потерялся, подписан не тем человеком, не в тот срок, не в той форме. Нет единого архива, нет истории движения документа, нет подтверждения, кто и когда его видел. Проверяющий задаёт вопрос — ответа нет.

Данные под угрозой

Нет шифрования, нет электронной подписи, нет разграничения доступа. Финансовые документы видит весь офис. Приказы может править кто угодно. Кто смотрел договор с контрагентом — неизвестно. Утечка персональных данных — вопрос времени, а не гипотетическая угроза.

Систем не одна, они не общаются

1С живёт своей жизнью, бухгалтерия — своей, архив — вообще на отдельном компьютере. Документ из 1С нельзя отправить на согласование. Договор из Directum не синхронизируется с контрагентом. Данные копируют руками, ошибаются, теряют, дублируют.

Сами пытались внедрить — бросили

Купили лицензию Directum, но настройка оказалась слишком сложной. Не хватило компетенций, времени, терпения. Система стоит мёртвым грузом, сотрудники продолжают работать с бумагой. Деньги потрачены, результата нет.

Сотрудники саботируют

«Мы всегда так работали, зачем нам эта цифра?» — типичная реакция. Потому что никто не объяснил, как Directum упростит их работу. Не провели обучение, не показали, что теперь не нужно бегать с бумажками, не нужно искать папки, не нужно напоминать начальнику про подпись. В итоге система есть, но ею не пользуются.

Из чего состоит внедрение Directum

7 компонентов, без которых внедрение не получится

Обследование процессов

Схема: как входящие становятся исходящими, как приказы согласуются, как контролируется исполнение.

Настройка маршрутов

Кто подписывает договор? Кто согласует приказ? Кто контролирует ответ? Автоматические цепочки.

Настройка прав доступа

Кто видит финансовые документы? Кто подписывает приказы? Кто может менять архив? Роли и полномочия.

Шаблоны документов

Договоры, счета, приказы, ответы на обращения. Автоматически подставляются реквизиты, даты, суммы.

Интеграции с внешними системами

1С (контрагенты, счета), сайт (обращения граждан), CRM, SAP, Outlook.

Электронная подпись (КЭП)

Настройка подписания внутри системы. Юридическая сила без распечатки и сканирования.

Обучение и документация

Инструкции для сотрудников, памятки для руководителей, регламенты для админов.

Как мы внедряем Directum: от бумаги к цифре

Диагностика процессов

от 7–10 дней

Интервью с ключевыми сотрудниками

Схема: откуда берутся документы, как движутся, где застревают

Выявляем узкие места и риски

Результат:

отчёт с анализом, техническое задание, карта процессов

Разработка решения

от 10–15 дней

Проектируем маршруты согласования

Настраиваем шаблоны документов

Определяем роли и права доступа

Результат:

прототип системы, настроенные модули, регламенты

Адаптация и интеграция

от 10–20 дней

Интегрируем с 1С (обмен контрагентами, счетами)

Настраиваем приём обращений с сайта

Подключаем Outlook, CRM, SAP

Результат:

рабочие интеграции, единое информационное пространство

Пилотное внедрение

от 14–20 дней

Запускаем в 1–2 отделах (например, канцелярия и договорной отдел)

Отрабатываем реальные документы

Собираем обратную связь, правим недочёты

Результат:

протестированная система, фидбэк от пользователей, чек-лист доработок

Промышленная эксплуатация

от 3–5 дней

Полный запуск на всех отделах

Перевод документооборота в электронный вид

Сопровождение переходного периода

Результат:

запущенная система, все отделы работают в СЭД

Сопровождение

постоянно

техподдержка

Обновления под изменения в законах

Анализ и оптимизация процессов

Обучение новых сотрудников

Результат:

система живёт и развивается, вы не одни

Расскажите о вашем документообороте

Пришлите ответы: сколько документов в месяц, какие типы, как сейчас согласуете, с какими системами нужно интегрировать.
Мы предложим план внедрения Directum под ключ: этапы, сроки, обучение, бюджет.